martes, 9 de junio de 2020

UNIDAD II. HERRAMIENTAS DE MEJORA CONTINUA



2.1 Los 5 porqués


Los 5 Por qué: Análisis de causa raíz basado en preguntas
Lo importante es no dejar de hacerse preguntas – Albert Einstein.



Los 5 ¿por qué?, por qué – por qué o escalera de porqués, es una técnica que permite hallar la causa raíz de un problema.
Es una herramienta de análisis de causa – efecto que actúa a través de preguntas. Con la técnica conseguimos analizar un problema haciéndonos la pregunta ¿por qué? Obtenida la respuesta, nuevamente debemos preguntarnos ¿por qué? y así sucesivamente.
La técnica suele denominarse los 5 ¿Por qué? sin embargo el 5 no es camisa de fuerza.  La pregunta debe hacerse hasta considerar que hemos llegado a la causa raíz del fenómeno analizado.

Ejemplo #1: Caso Toyota

El primero es un ejemplo propuesto por nada más y nada menos que Toyota.
Una maquina tiene un problema de funcionamiento
  1. ¿Por qué se averió la máquina?… El fusible se quemó debido a una sobrecarga.
  2. ¿Por qué se sobrecargó?… Los cojinetes no contaban con suficiente lubricación.
  3. ¿Por qué no tenían suficiente lubricación?… La bomba de lubricación no estaba haciendo circular suficiente aceite
  4. ¿Por qué la bomba no estaba circulando suficiente aceite?… La bomba se encontraba obstruida con virutas de metal
  5. ¿Por qué se encontraba obstruida con virutas de metal?… Porque la bomba no cuenta con filtro.

Así pues, una suciedad en la bomba debido a la ausencia de filtro generó una sobrecarga en el fusible lo que finalmente ocasionó la avería de la máquina. En este ejemplo cada causa trae su propio efecto, por lo que, actuando sobre el quinto porqué, debería solucionar el problema de raíz.
Ejemplo #2: Reemplazo de personal

El sistema está arrojando datos desactualizados de los puntos de los clientes
  1. ¿Porque el sistema está arrojando datos desactualizados? Porque el analista no cargó los puntos del mes anterior.
  2. ¿Por qué el analista no cargo los puntos del mes anterior? Porque nadie le enseñó como hacerlo.
  3. ¿Porque nadie le enseñó cómo hacerlo? Porque nadie conoce el procedimiento y la persona que si lo conocía renunció.
  4. ¿Por qué nadie conoció el procedimiento? Porque la anterior persona no se lo explicó a nadie y nunca se documentó.
  5. ¿Por qué no se explicó a nadie ni se documentó? Porque no se ha estimado la probabilidad de que una persona crítica o no pueda salir de la empresa, su dificultad de reemplazo y la complejidad del procedimiento.

En este ejemplo, lo que parecía un problema en el software terminó siendo un problema humano cuyo fondo es mucho más relevante de lo que parece.
La corrección aflora en el primer porqué: cargar los puntos del mes anterior; ¿cómo? Habrá que revisar con el desarrollador del software ya que nadie sabe cómo. Sin embargo, la causa raíz de este problema deja entrever una problemática mucho más importante: no se ha definido la criticidad de los puestos del trabajo, por ende, hay conocimiento en el personal que no se ha documentado.

Ejemplo #3: Robo

Se evidenció que los costos por compra de neumáticos han aumentado en los últimos 8 meses
  1. ¿Por qué ha aumentado el costo por la compra de neumáticos? Porque los neumáticos duran la mitad del tiempo de lo que antes duraban y ahora toca comprar antes.
  2. ¿Por qué duran menos? Porque nunca ingresaron los nuevos neumáticos, se siguen usando los viejos, pero se hace la compra de nuevos.
  3. ¿Por qué se sigue usando los viejos neumáticos y se continúa comprando nuevos neumáticos? Porque el líder de negocio está vendiendo los nuevos neumáticos que le llegan, además está recibiendo dinero de los talleres de mantenimiento por atender con más frecuencia los daños en los neumáticos viejos.
  4. ¿Por qué no nos dimos cuenta? Porque no realizamos seguimiento a la duración estimada de las compras ni lo comparamos con su duración real.

Este ejemplo es bastante particular. En este caso bastaron 4 porques para llegar a la raíz del problema, aunque la corrección del problema se evidencia en el «tercer por qué»; «echar» al líder de negocio, pues es un claro caso de robo.
No obstante, echar al líder de proceso no llega a la raíz y deja abierta la posibilidad de que la siguiente persona que ocupe el cargo también incurra en esta práctica, por lo que calcular la duración estimada de ciertas compras y hacer seguimiento a su duración es imperativo.
 
Ventajas de los 5 por qué

Comprendida la herramienta, ya podemos tener una idea de las ventajas que aporta. Son las siguientes:
  • Permite profundizar rápidamente en la naturaleza de un problema a través de las múltiples iteraciones.
  • Su uso no puede ser más sencillo.
  • Promueve el trabajo en equipo. De hecho, debe ser aplicada entre personas que tengan conocimiento del fenómeno estudiado.
  • Se integra con otras herramientas como análisis de Ishikawa.
  • La principal: actúa sobre la causa raíz de un problema, evitando que este pueda volver a ocurrir.


2.2 Análisis de valores



Una buena cantidad del trabajo de diseño en la práctica no tiene que ver con la creación de conceptos de diseño radicalmente nuevos, sino con modificaciones a diseños de productos existentes. Las modificaciones buscan mejorar un producto, mejorar su rendimiento, reducir su peso, reducir su costo, mejorar su apariencia, etc. Todas estas modificaciones generalmente pueden clasificarse en uno de dos tipos: las que busquen incrementar el valor para el comprador por las que buscan reducir el costo para el productor.

Selecciona el ítem a estudiar y organiza un grupo de estudio
Para realizar un análisis de valor conviene organizar un grupo de estudio de 4 a 6 personas, que tengan preferiblemente distintos conocimientos y con antecedentes diferentes. Deberán reunirse en un lugar donde no sufran interrupción alguna.
Luego seleccionamos el ítem a estudiar. Debe ser un ítem cuyo costo nos parece ser demasiado elevado o que no realice bien su función.
1. Análisis de valor
El analista de valor deberá tener siempre presente las funciones, no los productos, ni las formas o procesos. La función principal es lo que el ítem hace, es lo que alguien quiso lograr al crearlo. Esta función se deberá expresar (en lo posible) con sólo dos palabras, un verbo y un sustantivo.
Si el ítem está compuesto por varias partes, será útil si nos formulamos la pregunta cuál es la función de cada parte y cómo cada una contribuye a la función principal del ítem.
No te dejes distraer por simples funciones agregadas, como lo son la goma de borrar en la punta de un lápiz o la parte del refrigerador que elabora cubitos de hielo. Éstas son funciones que han sido agregadas, porque el hacerlo resultó económico o porque fue fácil de realizar. No tienen ninguna relación con la función principal.
2. Reunir información
Busca la función principal y las funciones secundarias de un ítem. Averigua cuál es el costo de realizar cada función.
El analista de valor debe asumir una actitud crítica, agresiva, no conformista, nunca satisfecho con lo que le entregan por el dinero pagado.
La primera acción del grupo deberá ser la de reunir toda la información posible sobre el ítem. Consulten al mejor especialista del tema, no a la persona que esté más disponible. Pidan un detalle de los costos. Reúnan dibujos, especificaciones y toda información escrita sobre el ítem. No se queden satisfechos con información oral.
Por ejemplo, si se trata de un lápiz:
  • ¿Qué es? (un lápiz)
  • ¿Para qué sirve? (para hacer trazos permanentes)
  • ¿Cuál es su función principal? (hacer trazos, escribir líneas)
  • ¿Cuál es el método, el material o el procedimiento usado para realizar la función principal? (grafito y madera)
  • ¿Cuáles son las funciones secundarias correspondientes? («transferir el grafito al papel» y «facilitar el sostén del grafito»)
  • ¿Cuál es el costo del ítem y cómo podemos trasladar el costo que implica realizar la función principal a cada función secundaria?
  • Si comparamos estos costos con los de un ítem de función similar, ¿cuánto debería costar cada función y cuál debería ser el costo total?


(Este ejemplo, el del lápiz, ya es un ítem de valor elevado).
La atención del grupo de análisis de valor debe estar dirigida a la función principal, porque puede ser que las funciones secundarias cambien durante el análisis. El grupo puede elegir funciones secundarias diferentes para realizar la función principal.
No es importante si los costos individuales asignados son imprecisos, porque hasta un valor numérico impreciso es mejor que una expresión como «muy costoso» o «de bajo costo».
Debe medirse el valor de la manera en que cada función secundaria es realizada, cómo se la materializa:
  • ¿Contribuye al valor? (¿Hay algo que no contribuye al valor?)
  • ¿Tiene relación el costo con la función realizada?
  • ¿Se necesitan todas sus partes, sus elementos, sus procedimientos?
  • ¿Hay algo que pueda realizar mejor la misma función?
  • ¿Hay alguna pieza estándar, ya en el mercado, que pueda realizar la misma función?

Investiguen el costo de una función. Marquen a las tolerancias y especificaciones estrictas con un signo de dólar. Verifiquen qué es lo que se considera como necesario y qué es lo que alguien agregó sólo para estar seguro. Recuerden: Todo aquello que no contribuye a la función principal, sobra, es derroche, y debiera ser eliminado.
3. Creatividad (la sesión de la tormenta de ideas)
El ser humano siempre buscó encontrar las condiciones bajo las cuales la mente humana realmente produce ideas originales, un método que ayude a la creatividad. Enumeramos estas condiciones y estos procedimientos a continuación, los que debemos cumplir estrictamente:
1- Anota la función principal en forma clara y precisa en una hoja o pizarra (verbo y sustantivo), de manera que el grupo pueda fijar su atención en ella. Debe hacerse sin mencionar el objeto físico o el proceso específico (No menciones funciones secundarias o agregadas).
2- El jefe del grupo dirá: «Ahora comenzamos», y cuando las ideas ya no fluyan tan rápidamente (alrededor de 15 a 20 minutos), dirá: «Ya está».
3 – Los miembros del grupo enumerarán en voz alta cualquier solución al problema que se les ocurra. Es muy importante que no analicen sus propios pensamientos o los de los demás. No deberán reírse o reaccionar cuando se señalen ideas exóticas, improbables o sin sentido. No deberán criticar o conversar con los otros. Solamente deben dejar que su imaginación los lleve y dejar que las ideas fluyan. Puede ser que una idea se inspire en una idea previa (el no surgir ideas raras, es un indicio de que los miembros del grupo están analizando y no están realizando una tormenta de ideas).
4 – El jefe anotará todas las ideas presentadas en una hoja o en la pizarra.
5 – Una vez finalizada la sesión y si hay alguna duda sobre lo que se quería señalar con una idea determinada, el jefe la aclarará con la ayuda de los miembros. No se analizará ni se descartará idea alguna.
Con esto finaliza la tormenta de ideas.
4. Evaluación
La evaluación debería hacerse luego de un intervalo, preferentemente alrededor de dos días después de haber realizado la tormenta de ideas, para permitir al grupo de tomar distancia de la sesión. y así ser menos involucrados con ideas propias.
El grupo analizará cada idea. Las ideas similares se agrupan. Al hacer la evaluación, no pienses en por qué la idea no puede funcionar, en por qué no es una idea posible. Desarrolla cada idea, transformándola en una idea más práctica, haciéndola funcionar mejor. Haz una estimación muy aproximada del costo de cada idea e investiga cuidadosamente a aquellas ideas que presentan un costo aparentemente bajo. El cancelar una idea debe estar basado en hechos y no en opiniones.
Identifique las «rejas» y elimina los con tacto.
Las «rejas» son excusas o ideas preconcebidas que no pueden ser sustentadas con números, hechos, información detallada y precisa o evidencia experimental alguna. Hay quienes creen verdaderamente en estos obstáculos o rejas. Muchas veces hay oro detrás de una reja. Ahora selecciona de dos a cuatro ideas entre las que tienen el costo más bajo.
Debes obtener información para analizar y desarrollar una idea. No trabajes en forma aislada. Una vez que el grupo haya avanzado todo lo que pudo, contacta a un especialista. Esto puede ser necesario en la selección de ideas y también durante el desarrollo de las mismas. El analista de valor es un coordinador de especialistas, de grupos de expertos de otras compañías (de alguna forma, págales a ellas por su contribución).
Obtén información de la mejor fuente posible, no de la más cercana o de la más accesible. No tengas en cuenta ninguna respuesta de una persona o especialista que no esté dentro de su especialidad. Consultar especialistas es una manera poderosa de abolir rejas/obstáculos. Evita generalizaciones. No aceptes información de segunda mano. Pide copia de los documentos.
5. El desarrollo de las dos a cuatro ideas seleccionadas
Haz un verdadero esfuerzo en desarrollar las ideas de menor costo que realizan la función principal. Realiza pruebas, prototipos, consigue ofertas del costo. Estima los costos de alternativas a corto plazo, de las alternativas a largo plazo y de todas aquellas ideas nuevas que surgen durante la evaluación.
Al final del proceso se debería haber identificado la idea de menor costo. Pregúntate: ¿Gastaría yo mi propio dinero en esta solución? Si no es así, modifícala.
5.1. Recomendación
Si trabajas en una organización o empresa, asegúrate que la persona realmente interesada en aplicar la solución sea también la que la vea. Debes presentar la solución final en forma escrita sobre una sola hoja de papel, a la persona que luego la ejecutará, con copia a su jefe. En esta hoja deberán figurar el ahorro previsto, los costos y un plan detallado de cómo ejecutar la idea. Deberá contener toda la información necesaria para que una persona, que desconoce el tema, pueda entenderlo y aplicarlo.
El grupo mismo de análisis de valor no debería implementar la idea, si ésta está fuera de su área normal de trabajo.
6. Ejecución y seguimiento
El análisis de valor no es un método para controlar el trabajo de otros ni de investigar errores.
La cantidad de trabajo necesaria para implementar una idea es generalmente mayor que la cantidad de trabajo que se necesita para producirla. Por eso conviene dejar que la persona que implementa la idea se lleve la mayor parte del reconocimiento y del mérito. Esto ayuda a fomentar relaciones excelentes.
Conviene que el grupo que implementa la idea, sea también el que informa sobre los ahorros logrados y, si es posible, sea el que se beneficie de ellos. Si es necesario, ayúdales a establecer la forma en la cual se controla la implementación y la manera de calcular los ahorros.
Conclusión

Es de gran importancia ésta metodología porque radica tanto en sus efectos directos, como en su utilización, tanto en la reingeniería de procesos como en los sistemas de mejora continua, brindando valor al resultado final de un producto, un servicio o propiamente de los mismos procesos internos de una compañía.
Link para ver vídeo relacionado al tema.



2.3 Grupos de trabajo


Tipos de equipos de trabajo en las organizaciones




Un equipo es un grupo de individuos organizados para lograr un propósito común, que son interdependientes, y que pueden ser identificados entre ellos mismos y observados como un equipo. Los equipos existen dentro de una organización e interactúan con otros equipos y con la organización. Los equipos son una forma de que las organizaciones recopilen información de los miembros y de proporcionar a los miembros de la organización un sentido de participación en la búsqueda de objetivos organizacionales. Además, los equipos permiten a las organizaciones flexibilidad en la asignación de miembros a los proyectos y permiten la formación de grupos multifuncionales.



Tipos de equipos

Existen seis tipos principales de equipos en las organizaciones: informal, tradicional, orientado a la resolución de problemas, de liderazgo, autodirigidos y virtuales.



EQUIPOS INFORMALES

Los equipos informales generalmente se forman con fines sociales. Pueden ayudar a facilitar los temas de preocupaciones comunes de los empleados, tales como mejorar las condiciones de trabajo. Más frecuentemente, sin embargo, estos equipos se forman a partir de un conjunto de intereses comunes, que pueden o no ser los mismos que los de la organización. Los líderes de estos equipos generalmente surgen de los miembros y no son nombrados por nadie en la organización.


EQUIPOS TRADICIONALES

Los equipos tradicionales son las áreas de la organización comúnmente consideradas como departamentos o áreas funcionales. Los líderes o directivos de estos equipos son nombrados por la organización y tienen poder legítimo en el equipo. Se espera que el equipo produzca un producto, entregue un servicio o realice una función que la organización haya asignado.


EQUIPOS PARA RESOLVER PROBLEMAS

Los equipos de resolución de problemas o las fuerzas de tarea se forman cuando surge un problema que no puede ser resuelto dentro de la estructura organizativa estándar. Estos equipos son generalmente interfuncionales; es decir, sus miembros provienen de diferentes áreas de la organización, y se encargan de encontrar una solución al problema.

EQUIPOS DE LIDERAZGO

Los equipos de liderazgo generalmente están compuestos por un management que se reúne para abarcar los límites entre las diferentes funciones de la organización. Para que un producto sea entregado al mercado, los gerentes de finanzas, producción y comercialización deben interactuar y elaborar una estrategia común para el producto. En los niveles superiores de gestión, los equipos se utilizan en el desarrollo de objetivos y una dirección estratégica para la empresa en su conjunto.


EQUIPOS AUTO DIRIGIDOS

A los equipos autodirigidos se les da autonomía para decidir cómo se hará un trabajo. Estos equipos reciben una meta de la organización y luego determinan cómo lograr esa meta. Frecuentemente no hay un gerente o líder asignado y muy pocas, si las hay, diferencias de estatus entre los miembros del equipo.
A estos equipos se les permite comúnmente elegir a los nuevos miembros del equipo, decidir sobre las asignaciones de trabajo, y se les puede asignar la responsabilidad de evaluar a los miembros del equipo. Deben cumplir con los estándares de calidad e interactuar con compradores y proveedores, pero de lo contrario tienen gran libertad para determinar lo que hace el equipo. Los equipos se forman alrededor de un proyecto en particular y un líder emerge para ese proyecto. El equipo es responsable de llevar a cabo el proyecto, reclutar a los miembros del equipo y evaluarlos. A menudo cuando termina el proyecto que los convocaba el equipo se disuelve.

EQUIPOS VIRTUALES


La tecnología está modificando la forma en que los equipos se encuentran y funcionan. El software colaborativo y los sistemas de conferencias han mejorado la capacidad de los individuos para reunirse, realizar negocios, compartir documentos y tomar decisiones sin estar jamás en el mismo lugar. Si bien la dinámica básica de otros tipos de equipos puede seguir siendo relevante, la dinámica y la gestión de los equipos virtuales pueden ser muy diferente. Hay que dominar muy bien las nuevas tecnologías ya que no hay intercambio de señales faciales o auditivas. La palabra o el compromiso se toma al pie de la letra y debe ser cumplido también a rajatabla.

Cada miembro de un equipo virtual es responsable de sus tareas y del equipo en general, normalmente con una supervisión mínima. Los factores clave en el éxito de un equipo virtual son la formación eficaz del equipo, la confianza y la colaboración entre los miembros, y una excelente comunicación.




2.4 Fmea



El análisis de modos de fallas y efectos FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) es un método utilizado para prevenir fallas y analizar los riesgos de un proceso mediante la identificación de causas y efectos a fin de determinar las acciones que se utilizaran para inhibir las fallas.
El modo de fallas está relacionado con el hecho de como un proceso puede ser llevado a operar de manera deficiente y estár compuesto por tres elementos: Efecto, causa y detección. El efecto es la consecuencia de lo que la falla puede causar al cliente; la causa es lo que indica la razón por la que se produjo el error y la detección es la forma utilizada en el control del proceso para evitar las posibles fallas.

Tipos de FMEA

Existen tres tipos principales de FMEA que se usan hoy en día.
  1. FMEA de Sistema: Utilizada para analizar sistemas completos y/o sub-sistemas durante la etapa diseño del concepto.
  2. FMEA de Diseño: utilizada para analizar el diseño de un producto antes de que sea implementado en el departamento de manufactura.
  3. FMEA de Proceso: utilizado para analizar procesos de manufactura y/o ensamble.

El FMEA de Proceso es probablemente el mas usado y también en muchas ocasiones el más complejo.

10 Pasos para crear FMEA

1.- Listar los pasos claves del proceso en la primera columna. Estos podrían ser los que hayan sido calificados con más porcentaje en su Matriz C&E.

2.- Listar los Modos de Falla potencial para cada paso del proceso.En otras palabras, identifique cómo este paso del proceso podría estar mal.

3.- Listar los Efectos de cada potencial Modo de Falla. Si el modo de falla ocurre, que significado tiene para nosotros y nuestro cliente... en resumen, ¿cuál es el efecto?

4.- Asignar grado de severidad de cada efecto. Con el número 1 para no severo y número 10 para extremadamente severo. Y asegurase que el equipo entienda y esté de acuerdo en la escala andes de comenzar. También convierta este sistema de escala 'personal' y no se preocupe por tratar de copiar uno de algún libro.

5.- Asignar el grado de ocurrencia de cada Modo de Falla. Aquí como su nombre lo indica estamos dándoles un valor de escala a que tan frecuente ocurre esta falla. Usando el número 1 para 'casi nunca' y el número 10 para 'esperamos que suceda todo el tiempo'.

6.- Enumere los Controles Actuales para cada Causa y calificar la escala de su efectividad en la columna de detección. Aquí el número 1 significaría 'tenemos excelentes controles' y el número 10 significa 'no tenemos control o tenemos muy mal control'. Si detectamos un SOP aquí (o un mal control) anotaremos el numero de SOP.

7.- Calcular el NPR (Numero Prioritario de Riesgo) de cada efecto NPR = Severidad, Ocurrencia, Detección. Este es el número clave que será usado para identificar dónde debería enfocarse el equipo primero. Por ejemplo, tenemos una Severidad de 10 (muy severo), Ocurrencia de 10 (pasa todo el tiempo) y Detección de 10 (no puede ser detectado) entonces nuestro NPR es 1000. Significa 'manos a la obra' tenemos un problema severo.

8.- Priorizar los Modos de Falla acorde al NPR. El equipo deberá decidir dónde enfocarse primero.

9.- Asignar acciones a personas responsables para eliminar o reducir el riesgo de Modo de Falla. Además aseguren de incluir la fecha de cuándo deben estar completadas dichas acciones.

10.- Una vez que las acciones han sido completadas, calcular nuevamente la Ocurrencia y Detección. En la mayoría de los casos no cambiaremos la escala de la Severidad a menos que el cliente decida que ya no es un problema importante.

Documento Dinámico
El pequeño, pero más común error que las personas comenten con los FMEA's es pasar demasiado tiempo completando el documento y después solo guardarlo en un cajón. FMEA es el documento más dinámico, es decir, tiene que estar actualizado acorde al proceso o producto con el cual está asociado. ¡Por favor, úsenlo!

Plantilla Gratis
Aquí les proporcionamos una Plantilla Gratis FMEA para que la utilice. Simplemente de clic en el siguiente enlace y guárdelo en su computadora.
Sienta la libertad de compartir esta plantilla con cuantas personas guste. Además, envíenos un correo electrónico si tiene alguna pregunta sobre este tema o cualquier otro relacionado con la Mejora Continua.


2.5 Benchmarking



Es el proceso mediante el cual se recopila información y se obtienen nuevas ideas, mediante la comparación de aspectos de tu empresa con los líderes o los competidores más fuertes del mercado


En resumen, el benchamarking consiste en tomar como referencia a los mejores y adaptar sus metodos, sus estrategias, dentro de la legalidad. Por ejemplo, puedes adaptar las mejores prácticas en atención y servicio al cliente.

Objetivos del benchmarking

Nos encontramos en un mundo enormemente competitivo donde las empresas han de compararse con lo mejor que haya en el mercado para ganar ventaja en áreas fundamentales como en:
·         Nivel de calidad: El valor creado sobre un producto, teniendo en cuenta su precio y los costes necesarios para su fabricación y venta.
·         Productividad: Las empresas comparan cuánto producen y cuánto consumen para obtener esa cantidad con el objetivo de comparar eficiencia en los procesos.
Tipos de benchmarking
·         Interno: Se suele dar en grandes empresas formadas por numerosos departamentos y/o divisiones, en las que es muy común compara los niveles alcanzados dentro de la misma organización.
·         Lo desarrollas dentro de tu empresa. Es decir, lo que comparas son las diferentes delegaciones, franquicias o departamentos de la marca. En este caso, los competidores quedan al margen.
·         Nos centramos en nosotros mismos para poder analizar los procedimientos que esa otra oficina o departamento tiene y que le hace ser más rentable que aquella que quieres mejorar.
·         Por mi experiencia laboral, el mundo de la logística y el transporte lo conozco bastante bien, y es fácil definir un benchmarking entre las delegaciones de distintas provincias (o países, en el caso de una multinacional). 


·         Competitivo: Se utiliza cuando hay una competencia agresiva, comparando algunos aspectos con los competidores más directos o con los líderes del mercado sobre un cierto producto. Normalmente, es el tipo de benchmarking más complicado de llevar a cabo dada la limitada información que las empresas ofrecen sobre sus procesos.
·         Aquí sí, vamos a hacer un análisis de la competencia. Es conveniente hacer un DAFO para que tengamos una referencia de qué posición ocupamos en nuestro sector.
·         Además, a partir de los datos extraídos, podremos mejorar nuestra estrategia de marketing y nuestro posicionamiento.



·         Funcional: Consiste en compararse con empresas que no pertenecen a tu misma industria; con este consigues la ventaja de obtener la información necesaria al no ser competidor de la empresa.
·         Es el momento de pensar en un mercado global y tomar el pulso de tu negocio con respecto a todo el espectro de empresas que están en tu sector, sean de tu ámbito de influencia o no.
·         Volviendo al ejemplo de la logística y suponiendo que seas un operador que hace entregas locales o regionales, puedes tener interés en mirar cómo otras empresas en tu sector amplían su ámbito de influencia a entregas nacionales o internacionales.


·       Benchmarking integral:

·         Se trata de realizar los 3 análisis de la competencia que hemos descrito.
·         Seguramente no es el más recomendable, a no ser que tengas unos recursos amplios: económicos, de personal y de herramientas de análisis e interpretación.
·         En mi opinión, es preferible centrarse en diferentes mejoras e ir implantándolas poco a poco. De esta forma también conseguirás que el personal de la empresa pueda ir adaptándose de forma gradual a los cambios.


2.6 Comakership


Comakership en aprovisionamiento y gestión de proveedores

Sí existen empresas en las cuales aún no se sabe lo que es trabajar en equipo internamente, a ellas deben agregarse las que no tienen conciencia de lo que significan varias empresas trabajando mancomunadamente en equipo. Los altos niveles de competitividad, sumadas a las altas exigencias de parte de clientes y consumidores, ha llevado a las empresas a sumar esfuerzos e innovación en la búsqueda de nuevas ventajas estratégicas, algo que ha tomado mucha mayor fuerza aún en vista de la conformación de nuevos bloques económicos, ciclos de productos en constante reducción, ingentes necesidades en materia de investigación y desarrollo, y un continuo incremento de los costes fijos.
Dentro de este nuevo esquema de desarrollo competitivo e interrelación de empresas se ha generado un nuevo y atractivo marco en la relación proveedor-cliente denominado “Comakership”, término que va mucho más allá de una simple integración en las relaciones operativas para enfocarse fuertemente en todo lo atinente al co-desarrollo, el co-diseño, la co-mejora y la co-gestión. Lo cual lleva a dichas empresas (proveedor-cliente) a una vía de progreso común absolutamente inseparable.
Esta nueva forma de trabajo mancomunada se basa en una nueva filosofía de Aprovisionamiento, una filosofía basada en la Gestión de Calidad Total y la producción Just in Time, lo cual implica el desarrollo de un fuerte enfoque en la mejora continua, y la eliminación sistemática de desperdicios.
Hacer realidad esta asociación entre proveedores y clientes, implica para estos últimos reducir significativamente el número de proveedores.
Así la nueva manera de relacionarse por parte de los clientes, los debe llevar a:
·         Mantener relaciones estables a largo plazo.
·         Limitar la cantidad de proveedores activos.
·         No cambiar frecuentemente a los proveedores.
·         Establecer un sistema global de calificación.
·         Puntuar a los proveedores en base a los costes totales en lugar de en función del precio.
·         Lograr una óptima cooperación con los proveedores de manera tal de hacer más fiable y menos caros sus procesos.
¿Por qué la Producción Asociada? La supervivencia no es suficiente. El objetivo es ganar la guerra. Podemos no ser amantes, pero debemos ser aliados.
Nuevas tendencias en las relaciones proveedor–cliente
Profundos y acelerados cambios se están dando lugar en la relación proveedor-cliente. Cada día es mayor la demanda del mercado a las empresas en cuanto a calidad, certeza de entregas, flexibilidad y rapidez de respuestas, entregas más fragmentadas y frecuentes, mejoras garantizadas, reducciones de precios y, nuevas y constantes innovaciones.
Las empresas dentro de esta nueva estructura de demandas y presiones se ven obligada a generar constantes ajustes en los márgenes competitivos en las áreas de coste, calidad y flexibilidad para sobrevivir en el actual mercado.
Visto desde un enfoque estrecho y ateniéndose a los paradigmas del pasado, estos cambios constituyen y son vistas por los directivos como una creciente dificultad. Pero visto con un enfoque más amplio y adaptado a los paradigmas del nuevo milenio y de la era del conocimiento, las nuevas circunstancias son consideradas como una fenomenal oportunidad para mejorar las capacidades de negocio de la empresa y para obtener fuertes incrementos en la cuota de mercado o bien un importante disloque competitivo. Así, dentro de ésta nueva tendencia, las empresas que primero se adecuen a las nuevas exigencias, serán las más beneficiadas.
No reaccionar a tiempo, ni saber adaptarse a las nuevas circunstancias del entorno, dará sin lugar a dudas, fuertes inconvenientes en la capacidad de la empresa para generar valor en el futuro.
El desarrollo de la nueva relación proveedor-cliente, “Comakership” es un factor prioritario en la estrategia industrial, porque la necesidad de utilizar la lógica del Comakership es inherente en todos los desarrollos estratégicos que están ocurriendo hoy, siendo los más destacados los siguientes:
1. Control de calidad a nivel de grupo. Lo cual implica que el proveedor garantiza la calidad de los productos e insumos entregados, comprometiéndose a una mejora continua en los niveles de calidad.
2. Cadenas de valor. El objetivo estratégico-competitivo se centra en la necesidad de hacer máximo el valor generado por la cadena de negocios, los cuales van desde la producción de los insumos hasta el consumo por parte de los consumidores finales.
3. Gestión Total de Fabricación. Relacionados con el Just in Time da lugar a importantes reducciones de costes no sólo en los insumos, sino también en todos los procesos de apoyo (tanto logísticos, como administrativos).
4. Desarrollo del binomio producto-proceso. Objetivo: concentrar un mayor esfuerzo en la etapa de diseño de los productos y procesos de forma mancomunada, de forma tal de generar un fuerte impacto tanto en los tiempos de ciclos como en los costes totales.
Estrategia de la Empresa y Ventajas Competitivas
Lograr ventajas competitivas para una empresa implica el afianzamiento en tres factores estratégicos fundamentales, que son los costes, los servicios, la calidad y las innovaciones. Independientemente de cómo se seleccionen y combinen los factores estratégicos, el elemento básico y esencial hoy en día es el factor tiempo. Sin una correcta distribución del tiempo, las demás posibles ventajas competitivas no son de ayuda, pudiendo constituirse inclusive en debilidades. De tal forma los costes serán una ventaja en tanto y en cuanto el proceso productivo posea una alta flexibilidad (es decir tiempos cortos de preparación para la producción) más que generar ahorros por medio de grandes lotes de producción. Por el lado del servicio / entrega implica lograr beneficios por medio de respuestas rápidas en el momento preciso en lugar de basar el servicio en la posesión de stocks. La calidad sólo constituirá una ventaja en tanto pueda ser lograda en un corto período de tiempo. Y, por último, la innovación tendrá un valor siempre que los nuevos productos sean introducidos en el mercado en un corto plazo; de otro modo, el esfuerzo es de utilidad para el competidor.
La estrategia hoy es capitalizar el tiempo como una fuente crítica de ventaja competitiva, acortando los plazos de planificación en el ciclo de desarrollo del producto, ajustando los tiempos en el proceso de fabricación; administrando el tiempo del mismo modo que la mayoría de las empresas gestionan los costes, la calidad o el inventario.
Como arma estratégica el tiempo es hoy tan importante y valioso como el dinero, la productividad, la calidad y la innovación.
Por las razones antes descritas es menester controlar y reducir de manera sistemática los tiempos para:
·         Investigar y desarrollar nuevos productos.
·         Comenzar la nueva producción.
·         Efectuar el procesamiento (fabricación – producción).
·         Para cambiar de producción.
·         Distribuir los productos.
·         Obtener y procesar información para la toma de decisiones.
Los proveedores son co-protagonistas no sólo de la calidad, los costes y la innovación, sino también del tiempo. De allí la importancia del Comakership como sistema fundamental para reducir los tiempos.
Si una empresa busca su ventaja competitiva enfocándose en los costos, sus proveedores deben asumir la responsabilidad no sólo del porcentaje con el cual contribuyen a la conformación del coste total (generalmente por sobre el 50%) sino también de participar activamente en la búsqueda de soluciones destinadas a lograr un menor coste total.
Por otro lado, los proveedores, ante la necesidad de responder con rapidez y flexibilidad a los cambios o alteraciones en los volúmenes y características de la demanda, deben estar dispuestos a ser flexibles, sin obligar a los clientes a inventariar fuerte cantidad de suministros, con los costes que ello lleva aparejado en materia de gestión de stocks, costes financieros y pérdidas por obsolescencia.
En cuanto al logro de una calidad óptima, ésta sólo es factible en la medida que los insumos sean de una alta calidad. La importancia de la calidad en el coste total de los insumos es fundamental, y para lograr esa calidad es menester un compromiso del proveedor, manteniendo bajo control las variaciones y mejorando de manera constante los niveles de performance.
Es muy importante la contribución que los proveedores puedan hacer a los procesos de innovación, con la contribución final que pueda lograrse tanto en materia de procesos como de productos, tanto propios, como de sus clientes. Ello podrá dar lugar tanto a reducción de costes, como a mejores productos y servicios, tanto a nivel de calidad como de diseño y confort.
Conclusiones
Las relaciones entre proveedor y cliente están cambiando rápida y profundamente. La filosofía que inspira los cambios estratégicos que están teniendo lugar en la industria afecta decisivamente en estas relaciones. De este modo, el enfoque de calidad total y de los modelos organizativos just in time, están modificando la forma en que opera el sector de proveedores. De tal forma y como lo manifiesta Paul Hawken “los directores necesitan ir de nuevo a la escuela y aprender a ser más abiertos y cooperadores”.
En esta nueva economía hípercompetitiva la supervivencia económica requerirá toda una nueva serie de reglas de comportamiento.
En la economía del siglo XXI prácticamente todos los productos, los servicios y los procesos de fabricación serán completamente modificados y diseñados de nuevo; y en esta nueva filosofía y enfoque tiene trascendental importancia el cambio de paradigmas en torno al Aprovisionamiento.
El comakership tuvo sus inicios en Japón, pero hoy ha pasado a ser una aplicación esencial y fundamental en todas las empresas occidentales que tengan aspiraciones de competir y sobrevivir en el nuevo mercado global. Si hay un aspecto que ha sido tenido en cuenta por las corporaciones de diversos lugares del globo en cuanto a las técnicas de gestión japonesa, ella ha sido la cooperación entre las empresas clientes y sus proveedoras en cuanto a la moderna gestión de aprovisionamiento.
En los días y años por venir tomará una fuerza creciente la logística como función y gestión esencial a los efectos tanto estratégicos como operativos. Esta gestión se desarrollará de manera conjunta con la mejora continua en materia de calidad, productividad, costos, tiempos de respuestas y niveles de satisfacción.
El comakership viene a sintetizar el desarrollo conjunto y sistemático entre la logística y la mejora continua de los procesos y actividades organizacionales.
Una gran cantidad de empresas occidentales muestran los excepcionales resultados conseguidos a partir de esta nueva concepción en el proceso de aprovisionamiento. Así empresas de la magnitud de General Motors, Ford, Hewlett Packard, Chrysler, Xerox, Fiat, IBM, Italtel, Philips, Whirlpool, Johnson & Johnson, Volkswagen, Mercedes Benz, Scannia, y Caterpillar, entre otras, son las empresas que avalan con sus rendimientos y niveles de competitividad los ejes fundamentales del comakership como técnica y sistema de aprovisionamiento.


2.7 Herramientas de la mejora continua







Kai Zen (Cambio Mejora)



Lean Six Sigma







Lean vs Kaizen - Las raíces del Sistema Productivo Total y la Mejora Continua.





2.8 QDF



El QFD, despliegue de la función calidad, es una herramienta de planificación de la calidad dentro de la empresa.

Permite a una organización traducir o alinear las necesidades de los clientes con las características y especificaciones que tendrá el producto o servicio. También permite desplegar a través de los procesos organizacionales los requerimientos de calidad esperados por los clientes.

Es una herramienta, que permite a un equipo evaluar, sistemáticamente, el nivel de impacto que tienen las características de dicho producto, servicio o proceso sobre las necesidades del cliente.

Se basa en una de las 7 nuevas herramientas de la calidad, el diagrama de matriz. El proceso QFD emplea, para su construcción, una o más matrices comúnmente denominadas tablas de calidad.

En la primer tabla de calidad o “House of Quality” (HOQ - la casa de la calidad), en alusión a su formato, cada una de las pretensiones de los clientes (o potenciales clientes) se cruza con cada una de las características del producto, servicio o el proceso respectivo, midiendo así el grado de impacto que los une.

El objetivo es interrelacionar datos de distinto origen (los clientes, el mercado, el proceso y el producto o servicio), de manera que se pueda diseñar o rediseñar en forma innovadora y efectiva tanto productos como servicios o procesos.

En el gráfico 1 se observa la estructura básica de la HOQ y los distintos componentes que la conforman.






A continuación, se explicarán, sintéticamente, los distintos sectores de la HOQ:  

La voz del cliente

Contiene una lista estructurada de los requisitos que los clientes esperan del producto. Las necesidades planteadas por los clientes surgen de un previo estudio de mercado y pueden ser trabajadas y organizadas en forma de diagrama de árbol.

Respuesta técnica

Contiene una descripción en lenguaje técnico de las características del producto o servicio que la empresa está planeando desarrollar o modificar. Generalmente esta descripción técnica está basada en la voz del cliente, pero está expresada en el lenguaje técnico de la ingeniería del producto (especificaciones), a partir de las cuales se busca satisfacer las necesidades de los clientes.


Matriz de planeamiento

Contiene dos tipos de información:

a)  Se realiza una comparación competitiva de los datos cuantitativos del estudio de mercado, y los niveles de satisfacción con respecto a los productos que ofrece la compañía y sus competidores.
b)    Se plantea la meta estratégica para el nuevo producto o servicio.

Matriz de relaciones

Relaciona la voz del cliente con la respuesta técnica. En esta matriz se analiza la intensidad de la relación (según el juicio del grupo de desarrollo) entre cada una de las características que conforman las necesidades del cliente y las características del producto, enunciadas en la respuesta técnica.

Esta es la parte central del QFD y se trata de un matriz tipo "L" que muestra en la intersección de filas y columnas, símbolos o números que denotan el grado de relación entre los elementos representados por las mismas.

Matriz de Correlaciones

Contiene la manera en que se relacionan las distintas características técnicas del producto, es decir, cómo cada característica técnica influye o no sobre las restantes, a partir del análisis realizado por el equipo de trabajo.

Es una matriz triangular, la cual muestra cierta similitud con un techo de una casa (de ahí que se conoce a esta planilla como la casa de la calidad).  
                     
Prioridades

Muestra la importancia absoluta de cada una de las características técnicas, su valor se calcula mediante la suma de los productos, entre la ponderación que mide la importancia relativa de cada una de las necesidades del cliente (Voz del cliente), y el nivel de las relaciones entre la voz del cliente y la respuesta técnica (Matriz de relaciones).

Aquellas características que tengan un valor elevado son las que contribuyen de mejor manera a satisfacer las necesidades de los clientes.

Benchmarking

Compara las características técnicas de nuestro producto, detalladas en la Respuesta técnica, con las características técnicas de los productos de la competencia.

Objetivos

Expresa los objetivos de la respuesta técnica, a partir del análisis realizado en el resto de las matrices del HOQ.

En futuros artículos se explicarán las formas de calculo y asignación de datos en el QFD.


  

2.8 Reingeniería



En líneas generales puede definirse de la siguiente forma:
  • Método para la mejora del desempeño de la organización.
  • Es la revisión fundamental, y el rediseño radical de todos los procesos de la organización para alcanzar mejoras espectaculares en los principales indicadores de la misma, tales como: costos, calidad, servicios, rapidez, etc.
  • Es partir de cero o comenzar de nuevo (método de “la hoja en blanco”).
  • Busca avances decisivos, no mejorando los procesos existentes si no descartándolos por completo y cambiándolos por otros enteramente nuevos. Implica cambios radicales en la manera de pensar, cambio cultural, cambios en la manera de hacer las cosas, en los procesos, en la estructura organizativa, etc.
  • Es el pensamiento nuevo y el rediseño fundamental de los procesos operativos y la estructura organizacional orientado hacia las competencias esenciales de la organización, para lograr mejoras significativas en el desempeño organizacional. Busca alcanzar la Calidad Total y actúa en dos dimensiones fundamentales costos y calidad.
  • Es una herramienta que suele usarse hoy día para conducir los procesos de MC radical para lo cual se utilizan métodos o herramientas orientados al análisis de los procesos en la organización tales como: diagrama causa – efecto, diagrama de flujo, brainstorming, benchmarking, etc.
¿Qué no es la reingeniería?
NO es downsizing: Esto significa reducir trabajo, recursos y gente para obtener una mejor posición financiera en el corto plazo.
NO es una mera reestructuración o reorganización: Éstas se basan en la reducción de niveles jerárquicos y en la modificación de ciertas áreas de la empresa, pero aún cuando algunas de éstas desaparezcan y otras nuevas se formen, se siguen conservando las viejas estructuras fragmentadas.
NO es automatización:  La tecnología informática juega un importante papel en el rediseño de procesos, pero no como un nuevo mecanismo para ejecutar un viejo proceso -en cuyo caso, se estaría subutilizando esta herramienta-.
NO es una “reingeniería de software”: No es una reconstrucción de sistemas informáticos obsoletos en otros más modernos y efectivos.
NO es mejora continua: Esta filosofía se basa en mejorar día a día un proceso establecido aplicando una filosofía de Calidad Total que se transmite a toda la organización. La reingeniería no implica realizar mejoras marginales, sino que se pretenden cambios radicales.
Innovación de Procesos para el Rediseño en la Organización
Es un enfoque que combina la adopción de un punto de vista de procesos con la aplicación de la innovación a los procesos claves.
Incluye la implantación del cambio en las dimensiones estratégica, tecnológica, humana y organizacional de una empresa.
Los tipos de cambios que ocurren cuando una compañía rediseña sus procesos son:
  • Las unidades de trabajo cambian de departamentos funcionales a equipos de procesos
  • El contenido del trabajo cambia de tareas a trabajos multidimensionales
  • El papel del trabajador y sus roles cambian de controlados a facultados
  • La preparación para el oficio cambia de entrenamiento a educación
  • Los valores cambian de proteccionistas a productivos
  • El enfoque de medidas del desempeño y compensación cambian de actividades a resultados
  • Los criterios de ascenso cambian de rendimiento a habilidad
  • Los ejecutivos cambian de supervisores a entrenadores
  • Las estructuras organizativas cambian de jerárquicas a planas
  • Los ejecutivos cambian de administradores a lideres


Niveles de Reingeniería
Reingeniería del proceso de trabajo:  Es cualquier proceso que describa la secuencia de una función.
  • proceso de una orden de compra
  • tratamiento de quejas de clientes
  • procedimientos de recepción
  • proceso ordenado para un nuevo artículo
Reingeniería del proceso de negocio:
  • Proceso completo de la compañía que incluye todas las operaciones requeridas para satisfacer las necesidades del cliente.
  • Combinación de todos los procesos internos del trabajo y el sistema informativo necesario para apoyar las operaciones y el control.
  • Incluye vínculos externos con los suministradores y clientes y todas las actividades de control que apoyan las operaciones.
  • Incluye temáticas funcionales del negocio, la filosofía del mismo, las actividades de marketing y las perspectivas globales.
Reingeniería Total:
  • Reingeniería global, completa
  • Puntos directamente vinculados a la tríada de la calidad, que son:
– Necesidades de la propia organización, de los accionistas, y de los clientes
– Se trata de aumentar la ganancia de la organización a través de la satisfacción de las necesidades del cliente.
¿Cómo hacer Reingeniería?
Etapas según Hammer & Champy
  • Inicio del proceso: Movilización de todos los factores de la Organización
  • Formación de equipos de trabajo y su líder
  • Desarrollo de técnicas e instrumentos de reingeniería
  • Diagnóstico: escoger procesos a rediseñar
  • Rediseño: método de la “hoja en blanco”
  • Transición: proceso de cambio, implementación, evaluación de la mejora lograda
Etapas según otros autores
  • Identificación: permite conocer la situación de la organización, la competencia, los clientes
  • Diagnóstico: procura identificar y entender los procesos principales y las oportunidades de mejoría, se integran equipos interdisciplinarios, se fotografían todos los procesos con énfasis en los esenciales para el negocio
  • Diseño: se realizan los planos ejecutivos y los modelos de los nuevos procesos
  • Implementación: es la etapa con mayor índice de fracaso porque significa llevar los proyectos a la práctica, se instrumenta la llamada
  • Administración: de la transición, involucrando a toda la organización, a sus normas, cultura, etc, utilizándose técnicas motivacionales y de administración del cambio
Errores comunes al hacer reingeniería
  • Tratar de corregir el proceso en lugar de cambiarlo radicalmente
  • Tratar que este proceso se haga de abajo hacia arriba
  • Confiarle el liderazgo a alguien que no entiende que es y escatimar recursos para el mismo.
Ventajas de la reingeniería

Provoca ganancias significativas más elevadas
  • Enfoca la organización sobre sus competencias esenciales
  • Descarta la cultura tradicional y presenta un conjunto nuevo de principios organizacionales
  • Produce mejoras trascendentales en el desempeño financiero y operacional
  • Técnicas o métodos gerenciales utilizados por las organizaciones ante las siguientes circunstancias:
a) organizaciones que están en profunda crisis
b) las que aún no tienen problemas pero los prevén
c) las que están en alza, pero son organizaciones agresivas y con deseos de avanzar más.
Desventajas de la reingeniería
  1. Resistencia al cambio
  2. Implica un alto riesgo ya que los cambios son radicales
  3. En un principio el enfoque solo tomaba en cuenta la parte operativa y descuidaba el rediseño de la gerencia
  4. La reingeniería ha servido como excusa gerencial para despedir personal